Łódź Meeting Fund

Łódź Meeting Fund to program finansowego wsparcia biznesowych wydarzeń, które odbywają się w Łodzi, Zgierzu lub Pabianicach. Jego celem jest zwiększenie liczby spotkań, kongresów i konferencji, wspierających rozwój turystyki biznesowej oraz promocja miasta jako atrakcyjnej destynacji MICE. Środki wypłacane są przez Łódzką Organizację Turystyczną (ŁOT), zgodnie z zasadami opisanymi w regulaminie. Spełnienie kryteriów nie gwarantuje automatycznego przyznania dofinansowania.

• Kwota dofinansowania ustalona dla Wydarzeń Kategorii 1 i Kategorii 2 odpowiadać będzie kosztom faktycznie poniesionym przez Grantobiorcę, ale nie przekracza maksymalnej kwoty dofinansowania ustalonej umową zawartą pomiędzy Grantobiorcą a Grantodawcą. 
• Minimalna ilość nocujących uczestników musi wynieść 100, a maksymalna 1250. Kwota dofinansowania wyliczana jest na podstawie podanych przewidywanych ilości nocujących uczestników w formularzu zgłoszeniowym. 
   

Wypłata finansowania udzielonego umową następuje po Wydarzeniu i obejmuje koszty poniesione bezpośrednio w związku z organizacją wydarzenia i wypłacane osobom trzecim. Co do zasady koszty powyższe obejmują kwoty ponoszone na rzecz wynajmującego oraz innych dostawców usług, takich jak usługi techniczne lub catering.

Koszty muszą być:

• wyraźnie wyszczególnione,
• bezpośrednio związane z wydarzeniem (tylko koszty osób trzecich),
• udokumentowane fakturami VAT (min. 3 000 zł netto),
• zapłacone i udowodnione przy rozliczeniu,
• ujęte jako koszty netto (chyba że Grantobiorca jest zwolniony z VAT),
• poniesione od dnia następującego po dniu zawarcia umowy, do dnia przypadającego nie później niż dwa tygodnie po zakończeniu Wydarzenia (nie dotyczy umowy najmu przestrzeni konferencyjnej).   

Składając wniosek o dofinansowanie Grantobiorca musi przedstawić następujące informacje:

• nazwa, data i czas trwania wydarzenia,
• planowana liczba uczestników na miejscu w Łodzi,
• miejsce realizacji Wydarzenia,
• planowana łączna liczba noclegów,
• przewidywane całkowite koszty wydarzenia dla Grantobiorcy,
• rodzaj wydarzenia i branża,
• adres Grantobiorcy, dane kontaktowe, numer KRS, forma prawna i dane konta bankowego, 
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych. 

Składając wniosek o dofinansowanie Grantobiorca musi przedłożyć następujące dokumenty:

• oferta lub umowa najmu dotycząca miejsca przeprowadzenia Wydarzenia,
• przewidywana kalkulacja kosztów podlegających dofinansowaniu przez Grantodawcę,
• przewidywana pełna kalkulacja kosztów organizacji Wydarzenia (dane zbierane w celach statystycznych przez ŁOT). 

Wniosek o dofinansowanie powinien zostać złożony na 60 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia. Grantodawca zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia i rozpatrzenia wniosku po powyższym terminie bez uzasadnienia. 

W przypadku uwzględnienia wniosku Grantodawca zawiera z Grantobiorcą umowę dotyczącą zasad dofinansowania, zasad badania wypełnienia kryteriów określonych wnioskiem po zrealizowaniu Wydarzenia oraz terminów wypłaty kwoty stanowiącej dofinansowanie. Zawarcie umowy stanowi autonomiczną decyzję Grantobiorcy. Wypłata kwoty stanowiącej dofinansowanie następuje po zrealizowaniu i rozliczeniu Wydarzenia, przy czym dokładny termin zostanie określony w umowie. 
 

W ramach wszelkich działań marketingowych związanych z dotowanym wydarzeniem, Grantobiorca zobowiązany jest do umieszczenia na wszystkich materiałach promocyjnych związanych z dofinansowanym wydarzeniem – zarówno drukowanych, jak i cyfrowych (np. plakaty, ulotki, prezentacje, strona internetowa, media społecznościowe, newslettery) – logotypu Łódzkiej Organizacji Turystycznej (ŁOT) oraz czytelnego komunikatu informującego o dofinansowaniu wydarzenia w ramach niniejszych Zasad.

Przykładowy komunikat:

„Wydarzenie dofinansowane ze środków Łódzkiego Funduszu Wydarzeń, realizowanego przez Łódzką Organizację Turystyczną.”

Grantobiorca zobowiązany jest do uzgodnienia z ŁOT formy i sposobu prezentacji logotypu oraz komunikatu przed publikacją materiałów promocyjnych.

Grantobiorca są zobowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów złożonych w związku z wnioskiem oraz wszelkich dokumentów istotnych, a także dokumentów Grantodawcy istotnych dla przyznania dofinansowania oraz jego rozliczenia przez okres 6 lat od daty wypłaty dofinansowania.
 

Współpraca z Łódzką Organizacją Turystyczną (ŁOT)

Grantobiorca zobowiązany jest do współpracy z Grantodawcą na etapie przygotowania, realizacji oraz promocji wydarzenia. Współpraca ta ma na celu zwiększenie widoczności miasta Łodzi jako atrakcyjnej destynacji dla uczestników wydarzeń oraz wsparcie działań promocyjnych miasta.

Przykładowe formy współpracy obejmują m.in.:

• umieszczenie informacji o atrakcjach turystycznych Łodzi na oficjalnej stronie internetowej wydarzenia,
• udostępnienie miejsca w newsletterze wysyłanym do uczestników wydarzenia na materiały promocyjne miasta.

Zakres współpracy z Grantodawcą oraz sposób realizacji będzie ustalony przed rozpoczęciem wydarzenia, zaś wypełnienie tych obowiązków przez Grantobiorca będzie jednym z warunków ostatecznej wypłaty dofinansowania.

Wypłata dofinansowania oraz zwrot dofinansowania

Dofinansowanie w ramach Łódzkiego Funduszu Spotkań wypłacane jest w transzach kwartalnych: I transza do 10 kwietnia, II transza do 10 lipca, III transza do 10 września, IV transza do 10 stycznia roku następnego.  

W przypadku niespełnienia warunków określonych niniejszymi Zasadami oraz umową zawartą między Grantodawcą a Grantobiorcą, dofinansowanie nie zostanie wypłacone. 

Grantodawca będzie uprawniony do żądania zwrotu dofinansowania, w szczególności w przypadku wystąpienia następujących zdarzeń:

• dofinansowanie zostało wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
• dokumenty przedstawione przez Grantobiorca w procesie wnioskowania o dofinansowania oraz wystąpienia o wypłatę były niezgodne z prawdą (fałszywe materialnie lub formalnie),
• informacje o okolicznościach, które miały decydujące znaczenie dla przyznania dofinansowania, okażą się następnie niekompletne lub nieprawdziwe, zostaną pominięte lub przestaną obowiązywać, w szczególności, jeżeli wbrew informacjom zawartym we wniosku.

Grantodawca będzie uprawniony do jednostronnego obniżenia proporcjonalnego dofinansowania po zawarciu umowy, jeśli rzeczywista liczba nocujących uczestników będzie niższa niż zadeklarowana przez Grantobiorcę, przy czym konieczne jest w tym wypadku spełnienie łączne dwóch poniższych warunków:

• współczynnik rzeczywiście nocujących nie może być niższy niż 75% zadeklarowanych uczestników,
• rzeczywista liczba nocujących uczestników nie może być niższa niż 100 osób. 

Punktem składania wniosków oraz punktem kontaktowym jest:

Łódzka Organizacja Turystyczna
ul. Piotrkowska 77/10U, 90-423 Łódź
 

⠀

e-mail: lmf@lodz.travel

Skontaktuj się z nami w celu uzyskania dalszych informacji.