Łódź Meeting Fund to program finansowego wsparcia biznesowych wydarzeń, które odbywają się w Łodzi, Zgierzu lub Pabianicach. Jego celem jest zwiększenie liczby spotkań, kongresów i konferencji, wspierających rozwój turystyki biznesowej oraz promocja miasta jako atrakcyjnej destynacji MICE. Środki wypłacane są przez Łódzką Organizację Turystyczną (ŁOT), zgodnie z zasadami opisanymi w regulaminie. Spełnienie kryteriów nie gwarantuje automatycznego przyznania dofinansowania.
O dofinansowanie mogą ubiegać się:
Nie mogą aplikować:
Wydarzenia krajowe i międzynarodowe, które:
Wyłączone z dofinansowania są:
Kategoria 1
Aby otrzymać środki jako wydarzenie Kategorii 1, projekt musi:
Kategoria 2
Aby zakwalifikować się do Kategorii 2, wydarzenie musi spełniać wszystkie warunki określone dla Wydarzenia Kategorii 1, a ponadto Grantobiorca winien w dacie złożenia wniosku oraz trwania Wydarzenia dysponować jednym z poniższych certyfikatów:
Wypłata finansowania udzielonego umową następuje po Wydarzeniu i obejmuje koszty poniesione bezpośrednio w związku z organizacją wydarzenia i wypłacane osobom trzecim (niebędącym podmiotami powiązanymi z Grantobiorcą w rozumieniu art. 11a pkt 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Dz.U.2025.278 t.j.). Co do zasady koszty powyższe obejmują kwoty ponoszone na rzecz wynajmującego oraz innych dostawców usług, takich jak usługi techniczne lub catering.
Koszty muszą być:
Składając wniosek, należy podać datę rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia – zgodnie z planem. Z zastrzeżeniem wyjątku opisanego w kolejnym zdaniu koszty będą uznane za kwalifikowalne i podlegające finansowaniu, jeśli zostaną opłacone przez Grantobiorcę w okresie od dnia następującego po dniu zawarcia umowy, dnia przypadającego nie później niż dwa tygodnie po zakończeniu Wydarzenia. Grantobiorca winien przedłożyć wraz z wnioskiem zawartą umowę najmu przestrzeni konferencyjnej.
Wnioski można składać na bieżąco w siedzibie Grantodawcy na formularzach tam udostępnionych. Grantodawca zwrócić się może do Grantobiorcy o przedstawienie dodatkowych dokumentów i udzielenie odpowiedzi na pytanie.
Składając wniosek, Grantobiorca deklaruje czy Wydarzenie spełnia kryteria opisane w pkt 4 niniejszych Zasad.
Składając wniosek o dofinansowanie Grantobiorca musi przedstawić następujące informacje:
Składając wniosek o dofinansowanie Grantobiorca musi przedłożyć następujące dokumenty:
Wniosek o dofinansowanie powinien zostać złożony na 60 dni przed rozpoczęciem Wydarzenia. Grantodawca zastrzega sobie możliwość odmowy przyjęcia i rozpatrzenia wniosku po powyższym terminie bez uzasadnienia.
Jeżeli w toku składania wniosku nie zostaną złożone wszystkie wyżej wymienione informacje lub dokumenty wymagane do rozpatrzenia wniosku o dofinansowanie, ŁOT zastrzega sobie prawo do zażądania ich uzupełnienia we wskazanym terminie lub ustalenia dodatkowych okoliczności dotyczących Wydarzenia w przypadku, gdy pojawią się dalsze pytania dotyczące kwalifikowalności.
W przypadku uwzględnienia wniosku Grantodawca zawiera z Grantobiorcą umowę dotyczącą zasad dofinansowania, zasad badania wypełnienia kryteriów określonych wnioskiem po zrealizowaniu Wydarzenia oraz terminów wypłaty kwoty stanowiącej dofinansowanie. Zawarcie umowy stanowi autonomiczną decyzję Grantobiorcy, który winien uwzględniać surowe rygory wypłaty i ewentualnego zwrotu dofinansowania. Wypłata kwoty stanowiącej dofinansowanie następuje po zrealizowaniu i rozliczeniu Wydarzenia, przy czym dokładny termin zostanie określony w umowie i przypadać będzie w roku kalendarzowym, w którym zrealizowano i rozliczono Wydarzenie, przy czym w przypadku rozliczenia w ostatnim kwartale kalendarzowym wypłata nastąpić może w kolejnym roku kalendarzowym. Grantodawca szacuje, że wypłaty kwot objętych umowami jako dofinansowanie następować będą w czterech cyklach na koniec każdego kwartału roku kalendarzowego.
W ramach wszelkich działań marketingowych związanych z dotowanym wydarzeniem, Grantobiorca zobowiązany jest do umieszczenia na wszystkich materiałach promocyjnych związanych z dofinansowanym wydarzeniem – zarówno drukowanych, jak i cyfrowych (np. plakaty, ulotki, prezentacje, strona internetowa, media społecznościowe, newslettery) – logotypu Łódzkiej Organizacji Turystycznej (ŁOT) oraz czytelnego komunikatu informującego o dofinansowaniu wydarzenia w ramach niniejszych Zasad.
Przykładowy komunikat:
„Wydarzenie dofinansowane ze środków Łódzkiego Funduszu Wydarzeń, realizowanego przez Łódzką Organizację Turystyczną.”
Grantobiorca zobowiązany jest do uzgodnienia z ŁOT formy i sposobu prezentacji logotypu oraz komunikatu przed publikacją materiałów promocyjnych.
Grantobiorca są zobowiązani do przechowywania wszystkich dokumentów złożonych w związku z wnioskiem oraz wszelkich dokumentów istotnych, a także dokumentów Grantodawcy istotnych dla przyznania dofinansowania oraz jego rozliczenia przez okres 6 lat od daty wypłaty dofinansowania.
Grantobiorca zobowiązany jest do współpracy z Grantodawcą na etapie przygotowania, realizacji oraz promocji wydarzenia. Współpraca ta ma na celu zwiększenie widoczności miasta Łodzi jako atrakcyjnej destynacji dla uczestników wydarzeń oraz wsparcie działań promocyjnych miasta.
Przykładowe formy współpracy obejmują m.in.:
Zakres współpracy z Grantodawcą oraz sposób realizacji będzie ustalony przed rozpoczęciem wydarzenia, zaś wypełnienie tych obowiązków przez Grantobiorca będzie jednym z warunków ostatecznej wypłaty dofinansowania.
Dofinansowanie w ramach Łódzkiego Funduszu Spotkań wypłacane jest w transzach kwartalnych: I transza do 10 kwietnia, II transza do 10 lipca, III transza do 10 września, IV transza do 10 stycznia roku następnego.
W przypadku niespełnienia warunków określonych niniejszymi Zasadami oraz umową zawartą między Grantodawcą a Grantobiorcą, dofinansowanie nie zostanie wypłacone.
Grantodawca będzie uprawniony do żądania zwrotu dofinansowania, w szczególności w przypadku wystąpienia następujących zdarzeń:
Grantodawca będzie uprawniony do jednostronnego obniżenia proporcjonalnego dofinansowania po zawarciu umowy, jeśli rzeczywista liczba nocujących uczestników będzie niższa niż zadeklarowana przez Grantobiorcę, przy czym konieczne jest w tym wypadku spełnienie łączne dwóch poniższych warunków:
Grantodawca jest zobowiązany do zapewnienia, że wszystkie dane osobowe osób trzecich ujawnione w trakcie ubiegania się o dofinansowanie, jego realizacji i monitorowania będą przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Punktem składania wniosków oraz punktem kontaktowym jest:
Łódzka Organizacja Turystyczna
ul. Piotrkowska 77/10U, 90-423 Łódź
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Jakub Rosły
Łódzka Organizacja Turystyczna
ul. Piotrkowska 77/10U, 90-423 Łódź
tel. +48 722 006 783
e-mail: lmf@lodz.travel
Skontaktuj się z nami w celu uzyskania dalszych informacji.
