Łódzka Organizacja Turystyczna

Czy można organizować eventy - konferencje, targi, spotkania biznesowe, wyjazdy integracyjne i motywacyjne?

Pandemia COVID19 sprawiła, że prawo, a wraz z nim ograniczenia, nakazy i zakazy zmieniają się niekiedy z tygodnia na tydzień. Dla ułatwienia pracy organizatorom wydarzeń Łódź Convention Bureau przygotowało listę najważniejszych przepisów odnoszących się do organizacji wydarzeń biznesowych. Poniższy spis powstał na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii wraz z późniejszymi nowelizacjami.

[ostatnia aktualizacja: 31.08.2021]

Jak organizować eventy? Lista najważniejszych zakazów, nakazów i ograniczeń dla organizatorów wydarzeń biznesowych

  1. Konferencje, targi, spotkania biznesowe – 1 osoba na 10m2
  2. Hotele, obiekty noclegowe – max 75% obłożenia
  3. Gastronomia – max 75% zajętych miejsc, min. 1,5 m odległości między stolikami
  4. Instytucja kultury i rozrywki – max 75% miejsc lub min. 1,5m odstępu między widzami, maksymalnie 250 osób na wydarzeniach artystycznych
  5. Zgromadzenia – przepisy dot. zgromadzeń nie obowiązują spotkań biznesowych
UWAGA! Powyższe limity i ograniczenia dotyczą jedynie osób niezaszczepionych!

Rozporządzenia, a targi, wystawy, kongresy i konferencje – wytyczne dla organizatorów w 2021

Zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem organizacja, a także zarządzanie wydarzeniami takimi jak konferencje, kongresy, targi czy wystawy możliwe jest, jedynie pod warunkiem, że w pomieszczeniu, w którym jest realizowana tego rodzaju działalność, przebywa jednocześnie nie więcej niż 1 niezaszczepiona osoba na 10 mpowierzchni pomieszczenia. W praktyce oznacza to, że w sali o powierzchni 1000m2 może przebywać jednocześnie 100 osób niezaszczepionych. Do tych ograniczeń nie wliczają się osoby zaszczepione. Wobec takich ograniczeń warto, na wszelki wypadek organizować wydarzenia w przestrzeniach nieco większych niż przed pandemią COVID19. Tego typu obiekty znaleźć można w Łodzi. Są to na przykład: Klub Wytwórnia, hotel Vienna House Andels, Hala Maszyn EC1, Atlas Arena, czy Centrum Kliniczno-Dydaktyczne Uniwersytetu Medycznego.

Obostrzenia dla hoteli – kto może spać w hotelu?

Większość wydarzeń biznesowych wymaga zakwaterowania przynajmniej części uczestników w obiekcie noclegowym. Aktualnie hotele mają prawo przyjmować wszystkich gości bez względu na cel i charakter ich pobytu. Jedynym znaczącym ograniczeniem działalności hotelarskiej jest limit udostępniania osobom niezaszczepionym maksymalnie 75% wszystkich dostępnych pokoi. Należy podkreślić, że do powyższego limitu nie wliczają się osoby zaszczepione przeciw koronawirusowi.  Ponadto hotelarze zobowiązani są do przestrzegania generalnych rządowych wytycznych sanitarnych. Lista hoteli konferencyjnych i eventowych, w których można obecnie organizować wydarzenia dostępna jest TUTAJ.

Restauracje – czy można organizować kolacje biznesowe?

W ramach konferencji czy wydarzenia korporacyjnego nie może zabraknąć cateringu lub wizyty w restauracji. Restauracje są otwarte, zarówno ich pomieszczenia wewnętrzne jak i zewnętrzne, z zastrzeżeniem, że dla niezaszczepionych gości restauracja może udostępnić maksymalnie 75% wszystkich miejsc. Dodatkowo zarówno obsługa jak i klienci powinni stosować się do obowiązku zasłaniania ust i nosa, przynajmniej do czasu zajęcia miejsc przy stołach. Należy też pamiętać, że odległość między stolikami musi wynosić minimum 1,5 metra, chyba że między stolikami znajduje się przegroda o wysokości co najmniej 1 m, licząc od powierzchni stolika. Listę restauracji, w których z powodzeniem można organizować kolacje biznesowe znaleźć można TUTAJ.

Instytucji kultury i rozrywki - zasady wizyty grup biznesowych 

Organizując konferencję, kongres czy inne spotkanie biznesowe w danym mieście, warto urozmaicić je wydarzeniem kulturowym. Odwiedzając muzeum czy teatr należy pamiętać, że obiekty te mogą udostępnić gościom nie więcej niż 75% wyznaczonych miejsc, a w przypadku braku miejsc na widowni, należy dodatkowo zorganizować przestrzeń tak, by  zachować odległości 1,5 m pomiędzy widzami lub słuchaczami. W wydarzeniach artystycznych może wziąć udział nie więcej niż 250 niezaszczepionych osób. Do tego limitu nie wliczają się osoby zaszczepione. Organizując wydarzenie biznesowe w Łodzi warto zwiedzić jedno z łódzkich muzeów lub zapewnić uczestnikom rozrywkę w postaci gier miejskich i innych aktywności organizowanych przez łódzkie agencje eventowe.

Zasady zasłaniania ust i nosa – kiedy należy zakrywać usta i nosa wg. Rozporządzenia

Według aktualnej wersji Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, należy zasłaniać usta i nos przy pomocy maseczki w: w środkach publicznego transportu zbiorowego, w zakładach pracy, jeżeli w pomieszczeniu przebywa więcej niż 1 osoba, chyba że pracodawca postanowi inaczej, w budynkach użyteczności publicznej przeznaczonych, w restauracjach, w instytucjach kultury i rozrywki. Nakaz zasłaniania ust i nosa nie dotyczy m.in.: miejsc na otwartym powietrzu, dziecka do ukończenia 5. roku życia, osoby, która nie może zakrywać ust lub nosa z powodu całościowych zaburzeń zdrowotnych.

Wsparcie dla organizatorów – Łódź Convention Bureau pomoże Ci zorganizować wydarzenie!

Łódź Convention Bureau udziela bezpłatnego wsparcia wszystkim osobom, firmom i instytucjom chcącym zorganizować w Łodzi wydarzenie o charakterze ogólnopolskim lub międzynarodowym. Wspieramy merytorycznie organizatorów targów oraz konferencji naukowych i biznesowych, a także wydarzeń korporacyjnych, imprez integracyjnych i wyjazdów motywacyjnych. Zakres naszej pomocy zależy od rodzaju i specyfiki konkretnego wydarzenia – do wszystkich podchodzimy indywidualnie. Zapraszamy do kontaktu: convention@lodz.travel